Табель учета рабочего времени на 2020 год

Табель учета рабочего времени — это унифицированная форма, ведение которой является непосредственной обязанностью работодателя в соответствии со статьей 91 Трудового кодекса РФ. Помимо унифицированной формы табеля рабочего времени  № Т-13, которая используется при автоматизированной обработке данных, работодатель может использовать и собственную форму.

Вместо формы № Т-13 на предприятиях часто используется форма Т-12 или форма ОКУД 0504421, разработанная специально для государственных и муниципальных учреждений, а также для органов управления государственными внебюджетными фондами.

Для чего используется табель рабочего времени?

Табель является одним из видов документов первичной бухгалтерской отчетности, в который заносятся сведения о времени выполнения работниками их профессиональных обязанностей (часы и дни работы).

К основным функциям табеля рабочего времени относятся:

• контроль над рабочей деятельностью сотрудников;
• получение оснований для увольнения работника за прогул без уважительной причины;
• основа составления отчетов, которые передаются в разнообразные контролирующие органы (например, в налоговую инспекцию);
• информация о количестве времени, которое отработал сотрудник, исполняя разные трудовые функции;
• информация для расчета часов и дней переработки;
• правильное начисление заработной платы и некоторых видов льгот;
• получение важной информации при трудовых спорах;
• обоснование финансовых трат, которые ушли в фонд заработной платы.

Обязательно ли использовать табель?

В 2019 году каждый работодатель, будь то организация или индивидуальный предприниматель, который использует в своей деятельности наемный труд, обязаны вести табель рабочего времени. Ведь каждому работнику выплачивается зарплата, а табель как раз и обосновывает начисление заработной платы. Этим документом нередко интересуются налоговые службы, чтобы проверить, на что именно ушла часть доходов организации и не имеет ли место частичный уход от выплаты налогов.

В качестве ответственности за выявленные нарушения в ведении табеля руководителю организации может быть назначен штраф в размере от 1000 до 5000 рублей, а предприятию в целом — штраф в размере до 50 тысяч рублей.

Основные шаблоны табелей рабочего времени

Существует три основных вида бланков табеля, которые используются на большинстве предприятий:

• Форма № Т-12.Универсальный бланк табеля, который идеально подходит для случаев, когда этот документ заполняется вручную;
• Форма № Т-13.Бланк используется в организациях, где реализованы автоматические системы учета рабочего времени (например, система турникетов);
• ОКУД 0504421.Бланк табеля учета рабочего времени, рекомендованный для использования государственными органами, органами местного самоуправления, муниципальными учреждениями и внебюджетными фондами государственного управления.

В бланке формы Т-12 можно отдельно подсчитывать фактически отработанное сотрудниками время и производить расчет заработной платы на основе этого времени. Если выплаты подсчитываются ручным способом, то можно заполнять только первый раздел бланка (время работы каждого сотрудника).

Скачать бесплатно бланки табелей учета рабочего времени в формате Эксель (Excel) можно по ссылкам в конце статьи. Там же находятся и образцы заполнения этих бланков.

Правила ведения табеля учета отработанного времени

Правила заполнения табеля основываются как на нескольких федеральных нормативных актах, так и на нормативных документах, изданных в конкретной организации (если они не противоречат федеральным нормам). Обозначим основные из этих правил:

• В небольших организациях табель обычно один, в него заносятся сведения о каждом сотруднике. На больших предприятиях свой табель нередко ведется в каждом структурном подразделении;
• Когда работника заносят в табель рабочего времени, ему сразу присваивают индивидуальный табельный номер, который затем используется в разнообразных документах по личному составу. Этот номер будет закреплен за работником на все время работы в организации и не будет меняться даже при смене должности. После увольнения его уникальный табельный номер не должен передаваться другим работникам еще как минимум 3 года;
• В табель вносятся данные об отработанном времени (количестве часов) по каждому виду трудовой деятельности (если человек работает на нескольких должностях);
• Сотрудники попадают в табель сразу же после приема на работу, то есть после издания приказа о трудоустройстве и заключения трудового договора;
• Табель заполняется только тогда, когда какое-то количество времени сотрудником уже отработано. Вносить информацию наперед в этот документ строжайше запрещено;
• Помимо количества отработанных часов в табель заносится информация о времени, когда сотрудник по каким-либо причинам не работал (прогул, простой производства, забастовка).

Методы фиксации отработанного времени

Существует два метода внесения в табель рабочего времени актуальной информации — сплошная регистрации явок и неявок на работу и регистрация одних лишь отклонений от рабочего графика (прогул, переработки и прочее).

Метод регистрации отклонений от рабочего графика актуален в случае, если количество рабочих часов в день и в неделю строго регламентировано правилами трудового распорядка или содержанием самого трудового договора. Сплошная регистрация подходит для организаций или профессий, где количество отработанных часов в разные рабочие смены может существенно отличаться. В этом случае будет проще выявлять количество сверхурочных часов и корректировать дальнейшую загруженность работника.

Кто обязан вести табель?

Табель учета рабочего времени ведет должностное лицо, которое уполномочено на это приказом или распоряжением руководителя организации. Эта обязанность также должна прописываться и в должностной инструкции данного должностного лица. Обычно ведение табеля вменяется в обязанность сотрудникам отдела кадров.

Если организация большая и свой табель ведется в каждом структурном подразделении, то его после составления подписывает не только ответственное должностное лицо, но и начальник отдела. Если же организация небольшая, то табель обычно ведет один сотрудник (например, начальник отдела кадров).

Новый табель открывают в начале каждого месяца, а в конце закрывают. Допускается проводить в нем и промежуточные итоги, в середине календарного месяца. Закрытый табель учета рабочего времени после подписи ответственных лиц передается в бухгалтерию для расчета заработной платы.

В качестве итога подчеркнем, что работодатели не обязаны использовать бланки табелей рабочего времени формы Т-12, Т-13, ОКУД 0504421 или какие-либо иные готовые бланки. На их основе в организации может быть разработан и собственный табель, который будет полностью отвечать специфике ее деятельности. Но табель в фирме обязательно должен быть, исключений из этого правила нет.

Бланки и образцы